III.
MENGENDALIKAN
FUNGSI MANAJEMEN
A.
Pengendalian (controlling).
Pengendalian merupakan suatu proses yang mengarahkan,
meluruskan dan menjadikan segala berjalan susuai tujuan yang telah ditetapkan.
Hansen dan Mowen mengartikan pengendalian adalah proses penetapan standar,
dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan
yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa
yang telah direncanakan sebelumnya. Maka, harapan dari pengendalian berupaya
untuk menjadikan segala sesuatu tetap konsisten berada dijalannya dengan
berbagai langkah-langkah yang dilakukan di dalamnya guna mencapai tujuan awal
yang ditetapkan. Disisi lain, pengendalian merupakan sebuah alternatif yang
dilakukan ketika pencapaian sebuah tujuan tidak sesuai dengan langkah-langkah
awal yang dilakukan, sehingga perlu diluruskan dan dikendalikan.
Dari
sudut pengendalian manajemennya, terdapat beberapa aktivitas vital pengendalian
yang menjadi fokus utamanya, yaitu:
- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi
- Mengkordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi
- Mengkomunikasikan informasi
- Mengevaluasi informasi
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada
- Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka
Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara
manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka
sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai
sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya
adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru
mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya
manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih
mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat
fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara
manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:
·
Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
·
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
·
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, &
process)
·
Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama,
tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan
gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling).
Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai
sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja
serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi
persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap
bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga,
tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka
perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu
terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya,
merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat
memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin
yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat
suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.
B.
Langkah
– langkah dalam control
Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat
digolongkan ke delapan elemen, yaitu:
1.
Mengidentifikasikan tujuan dan strategi.
2.
Penyusunan program.
3.
Penyusunan anggaran.
4.
Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi
5.
Pengukuran prestasi.
7.
Tindakan koreksi.
8.
Tindakan lanjutan.
Agar
sistem pengendalian itu berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan awal,
maka dibutuhkan empat elemen penunjang yang harus ada, yaitu:
1. Detektor (Pelacak), merupakan sebuah
perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang
dilakukan. Segala aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dapat diketahui dan
terdeteksi. Sehingga ketika terjadi penyimpangan dan kesalahan diketahui dengan
segera dan terselesaikan dengan cepat juga.
2. Assesor (Penilai), suatu perangkat yang
menentukan sifnifikasi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya
dengan beberapa standar atau ekspedisi dari apa yang seharusnya terjadi. Yaitu
adanya media yang dapat menilai sekaligus membandingkan kejadian-kejadian yang
ditemukan dalam aktivitas sebuah perusahaan dengan prediksi yang kemungkinan
akan terjadi dan dijadikan sebagai ancaman.
3. Effector (umpan balik), suatu perangkat
yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan
suatu hal. Maksudnya ketika perusahaan terdapat problem, maka ada sebuah
langkah (alternatif solutif) yang harus dilakukan oleh manajemen untuk
mengatasi hal tersebut
4. Jaringan komunikasi, perangkat yang
meneruskan antara derektor dan assessor dan antara assessor dan affector. Suatu
aktivitas sistematis yang dilakukan ketika terdapat sebuah permasalahan, maka
secara langsung terdapat alternatif yang harus dilakukan sesuai dengan
permasalahan yang terjadi. Sehingga perjalan sistem pengendaliannya berjalan
terintegrasi antara satu elemen dengan elemen lainnya.
Ketika
terdapat sinergi antara elemen yang satu dengan yang lainnya, maka sistem
pengendalian berjalan dengan sempurna. Namun ketika empat elemen tidak
terpenuhi dan tidak terdapat sinergi, sistem pengendalian manajemen akan
terhambat, tidak akan berjalan sebagaimana tujuan awal.
Secara garis besar
adanya sistem pengendalian manajemen dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa
tujuan, yaitu:
1) Keselarasan tujuan
Adanya sistem
pengendalian manajemen akan membantu perusahaan dalam mengawal tujuan yang akan
dicapai, sekaligus menjadi control dalam aktivitas manajemen perusahaan.
2) Perangkat penerapan strategi
Sistem
pengendalian manajemen akan menjadi alat untuk menerapkan sebuah strategi yang
dilakukan oleh perusahaan.
3) Tekanan finansial dan non finansial
Manfaat yang bisa
dirasakan oleh perusahaan dalam menerapkan sistem pengendalian secara finansial
akan berdampak pada laba perusahan dan secara non finansial akan berpengaruh
pada kualitas produk, pangsa pasar dll. Sehinggga dengan adanya penegendalian
manajemen benar-benar memberikan value added baik finansial maupun non
finansial.
4) Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Dengan adanya
sistem pengendalian dapat melahirkan sebuah strategi baru yang akan dilakukan
oleh manajemen sebagai hasil dari aktivitas controlling.
C.
Tipe-tipe
control
1. (Awal)
Preliminary
Kadang-kadang
disebut kendali feedforward,
Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini
menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat
tersedia untuk memenuhinya.
2. (Saat
ini) Concurrent
Berfokus
pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau
operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah
sedang dikerjakan dengan tepat.
3. (Saat
ini) Concurrent
Berfokus
pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau
operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah
sedang dikerjakan dengan tepat.
D.
Control
proses manajemen
Proses
pengendalian manajemen dilakukan
dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan
di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil,
dan sesuai dengan anggaran biaya.
Proses
pengendalian manajemen melibatkan komunikasi informal dan interaksi antara
manajer dengan karyawan, untuk melengkapi pengendalian informal. Perusahaan
juga mempunyai sistem pengendalian formal yang meliputi tahap-tahap yang saling
berkaitan sebagai berikut :
a.
Pemrograman
Pemograman
adalah proses memilih program tertentu untuk kegiatan-kegiatan organisasi
program menggambarkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam
rangka pelaksanaan strategi. Pada perusahaan yang berorientasi pada laba,
setiap produk atau lini produk (product line) merupakan program.
b.
Penganggaran (budgeting)
Anggaran
operasi sebenarnya adalah rencana tindakan yang dinyatakan dalam satuan uang,
pada proses penganggaran, penyusunan dilakukan dengan mengumpulkan anggaran
bagian dan divisi yang merupakan tanggungjawab para managernya.
Proses
penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan negosiasi antara manajer pusat
pertanggungjawaban dengan atasannya untuk menerapkan apa yang harus dilakukan
manajer dan bagaimana caranya.
c. Operasi
dan pengukuran
Selama
periode operasi aktual, pencatatan dilakukan terhadap sumber daya yang
digunakan, dinyatakan sebagai biaya dan pendapatan yang diperoleh. Catatan ini
dilakukan sedemikian hingga setiap data biaya dan pendapatan diklasifikasikan
menurut program dan pusat pertanggungjawaban data yang diklasifikasikan
digunakan sebagai dasar pemrograman yang akan datang. Untuk tujuan terakhir
data aktual dari hasil dilaporkan dengan cara yang memungkinkan perbandingan
dengan anggaran.
d.
Pelaporan dan analisis
Sistem
pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang
dikomunikasikan terdiri dari data akuntansi maupun non-akuntansi.
Pelaporan
juga digunakan sebagai alat pengendalian beberapa diturunkan dari analisis yang
mengembangkan rencana dan membandingkan hasil aktual dengan hasil yang
direncanakan. Berdasarkan laporan formal ini dan juga berdasarkan informasi
yang diterima lewat saluran non-formal, manajer memutuskan apa yang harus
dilakukan.
Sumber
:
Konopaske, Robert, Matteson, Michael T. & Ivancevich,
John M. (2007). Perilaku dan Manajemen
Organisasi, Edisi Ketujuh. PT Gelora Aksara Pratama: Erlangga.
Robbins, Stephen P.(2004). Manajemen, Edisi Kesepuluh jilid 1. Jakarta: Erlangga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar