tugas 2 perencanaan

II Perencanaan

1.      Pengertian perencanaan

Perencanaan (planning) melibatkan pendefinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kegiatan krja mereka. Perencanaan berhubungan dengan hasil akhir (apa) dan sarana (bagaimana). Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

2.      Manfaat perencanaan

Perencanaan bertujuan untuk:
1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

Beberapa manfaat perencanaan adalah :

1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan

2.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3.      Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

4.      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5.      Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

7.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

8.      Menghemat waktu, usaha, dan dana

Bentuk-bentuk Perencanaan :
1.rencana global adalah berisi tentang penentuan tujuan organisasi dlm jangka panjang dan ini dipandang sbg misi suatu organisasi.
2.rencana strategis merupakan bagian dari rencana global yg lbh terperinci dimensi waktu adl jangka panjang.
3.rencana operasional merupakan penjabaran dan perencanaan strategi yaitu berupa anggaran dan prinsip-prinsip operasional.

3.      Jenis perencaan dalam organisasi

Cara yang paling populer untuk menggambarkan rencana organisasi adalah dalam istilah secara mendalam ( strategi versus operasional), jangka waktu ( jangka pendek versus jangka panjang ), spesifikasi ( arahan versus spesifik ), dan frekuensi penggunaan ( sekali pakai versus siaga ). Jenis – jenis rencana tersebut tidak independen. Artinya rencana strategi biasanya bersifat jangka panjang, memberi arahan, dan digunakan satu kali, sementara rencana operasional biasanya bersifat jangka pendek, spesifik, dan siaga.

a.       Rencana strategi adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana yang meliputi area operasional tertentu organisasi disebut sebagai rencana operasional. Kedua jenis rencana tersebut berbeda karena rencana strategi bersifat luas, sedangkan rencana operasional lebih sempit.

b.      Rencana jangka panjang sebagai rencana yang mempunyai jangka waktu lebih dari tiga tahun. Sementara rencana jangka pendek adalah yang berjangka waktu kurang dari satu tahun. Sedangkan rencana yang berada diantara kedua periode waktu itu disebut rencana menengah.

c.       Rencana spesifik adalah rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi. Rencana itu mempunyai tujuan yang didefinisikan secara jelas, sehingga tidak ada ambiguitas dan tidak ada masalah dengan kesalahpahaman. Sedangkan rencana arahan adalah rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana itu memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan.

d.      Rencana sekali pakai adalah rencana yang digunakan satu kali yang ditujukan khusus untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik. Sedangkan rencana siaga adalah rencana yang terus berjalan yang memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Rencana siaga termasuk kebijakan, peraturan, dan prosedur.

Daftar pustaka :

Konopaske, Robert, Matteson, Michael T. & Ivancevich, John M. (2007). Perilaku dan Manajemen Organisasi, Edisi Ketujuh. PT Gelora Aksara Pratama: Erlangga.

Robbins, Stephen P.(2004). Manajemen, Edisi Kesepuluh jilid 1. Jakarta: Erlangga.

            Griffin. (2003). Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta