komunikasi dalam manajemen

Komunikasi dalam manajemen


A. Definisi Komunikasi

    Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

    Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur 1) sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti, 2) sebagai sarana pengendalian informasi 3) sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

    Manajemen komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyaluntuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya (Cutlip, 2007).

Komunikasi efektif adalah :

1. Pemberi dan penerima pesan berpandangan sama.

2. Pemberi dan penerima pesan dapat membuka percakapan selanjutnya.

3. Pemberi dan penerima pesan saling mengerti dan memahami.

4. Suasana saat berkomunikasi hangat dan akrab.

Berikut adalah pengertian Komunikasi menurut para ahli : 

a. Raymond Ross, Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator 

b. Bernard Barelson & Garry A. Steiner,Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb 

c. Colin Cherry, Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya. 

Dari beberapa pengertian komunikasi, dapat disimpulkan, komunikasi (communication) Komunikasi ialah proses menyalurkan informasi, ide, penjeleasan, perasaan, pertanyaan dari orang ke orang lain atau dari kelompok ke kelompok. Ia adalah proses interaksi antara orang-orang atau kelompok-kelompok yang ditujukan untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang dan kelompok-kelompok tersebut 

B. Proses Komunikasi

• Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.
• Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
• Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.
• Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.
• Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.
• Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

C. Hambatan Komunikasi

Gangguan atau hambatan itu secara umum dapat dikelompokkan menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal ,yaitu:

A. Hambatan internal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait kondisi fisik dan psikologis. Contohnya, jika seorang mengalami gangguan pendengaran maka ia akan mengalami hambatan komunikasi. Demikian pula seseorang yang sedang tertekan (depresi) tidak akan dapat melakukan komunikasi dengan baik.

B. Hambatan eksternal, adalah hambatan yang berasal dari luar individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan lingkungan sosial budaya. Contohnya, suara gaduh dari lingkungan sekitar dapat menyebabkan komunikasi tidak berjalan lancar. Contoh lainnya, perbedaan latar belakang sosial budaya dapat menyebabkan salah pengertian.

Menurut Prof. Onong Uchjana Effendy, MA dalam bukunya Ilmu, Teori, dan Filasafat Komunikasi. Ada 4 jenis hambatan komunikasi, yaitu:

       A. Gangguan

       Ada 2 jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan mekanik dan semantic.

• Gangguan mekanik

     Gangguan yang disebabkan oleh saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik.

• Gangguan semantic

       Gangguan jenis ini bersangkutan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan semantic tersaring ke dalam pesan melalui penggunaan bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang terdapat pada komunikator, akan lebih banyak gangguan semantic dalam pesannya. Gangguan ini terjadi dalam salah pengertian.

     B. Kepentingan

         Kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan.

    C. Motivasi terpendam

          Motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan, dan kekurangannya. Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan. Sebaliknya, komunikan akan mengabaikan suatu komunikasi yang tak sesuai dengan motivasinya.

     D. Prasangka

            Prasangka merupakan salah satu rintangan atau hambatan berat bagi suatu kegiatan komunikasi oleh karena orang yang mempunyai prasangka belum apa-apa sudah bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi.

D. Definisi komunikasi interpersonal

Komunikasi dapat di katakan efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana di masut oleh pengirim pesan,pesan di tindak lanjuti dengan sebuah perbuatan secara suka rela oleh penerima pesan,dapat meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi,dan tidak ada hambatan untuk itu. Komunikasi interpersonal di katakan efektif,apabila memenuhi tiga persyaratan utama,yaitu :

a.    Pengertian yang sama dengan terhadap makna pesan.

Salah satu indikator yang dapat di gunakan sebagai ukuran komunikasi dikatakan efektif,adalah apabila makna pesan yang di kirim oleh komunikator sama dengan makna pesan yang diterima oleh komunikan. Pada tataran empiris,seringkali terjadi mis komunikasi yang di sebabkan oleh karena komunikan memahami makna pesan tidak sesuai dengan yang di maksudkan oleh komunikator.

b.      Melaksanakan pesan secara suka rela.

Indikator komunikasi interpersonal yang efektif berikutnya adalah bahwa komunikan menindak lanjuti pesan tersebut dengan perbuatan dan dilakukan secara suka rela,tidak karena di paksa. Hal ini mengindikasikan bahwa dalam proses komunikasi interpersonal,komunikator dan komunikan memiliki peluang untuk memperoleh keuntungan. Komunikasi interpersonal yang baik dan berlangsung dalam kedudukan setara sangat diperlukan agar kedua belah pihak menceritakan dan mengungkapkan isi pikirannya secra suka rela,jujur,tanpa merasa takut. Komunikasi interpersonal yang efektif mampu mempengaruhi emosi pihak pihak yang terlibat dalam komunikasi itu kedalam suasana yang yaman,harmonis,dan bukan sebagai suasana yang tertekan.

c.       Meningkatkan kualitas hubungan antarpribadi.

Efektivitas dalm komunikasi interpersonal akan mendorong terjadinya hubungan yang positif terhadap rekan,keluarga,dan kolega. Hal ini disebabkan pihak pihak yang saling berkomunikasi merasakan memperoleh manfaat dari komunikasi itu,sehinggamerasa perlu untuk memelihara hubungan antarpribadi. Banyak orang menjadi sukses karena memiliki hubungan yang sangat baik dengan orang lain. Mereka menanamkan identitas yang positif kepada orang lain sehingga mereka memiliki image yang baik di mata masyarakat.

Keefektifan komunikasi interpersonal dapat juga dijelaskan dari perspektif The 5 Inevitable Laws of Effective Communication (Lima Hukum Komunikasi Efektif) melalui ajimahendra.blogspot.comdalam Suranto (2011:80). Lima hukum tersebut yaitu Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humbledisingkat REACH yang berarti meraih. Hal ini relevan dengan prinsip komunikasi interpersonal, yakni sebagai upaya bagaimana meraih perhatian, pengakuan, cinta kasih, simpati, maupun respon positif dari orang lain.

Respect

         Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi interpersonal yang efektif adalah respect, ialah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan kualitas hubungan antar manusia.

Empathy

           Empathy (empati) adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dahulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Komunikasi empatik dilakukan dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan meningkatkan kemampuan kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima atau komunikan menerimanya.

E. Komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi 

             Komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi, mencakup antara  lain :

      a.     Componentional

      Definisi komunikasi interpersonal yang efektif dalam oraganisasi berdasarkanComponentional menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen komponen utamanya dalam hal ini, penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

      b.     Situational

     Definisi komunikasi interpersonal yang efektif dalam oraganisasi berdasarkan Situationalmenjelaskan tentang situasi yang menyenangkan akan menciptakan komunikasi yang menyenangkan pula dan akan menimbulkan persepsi yang baik pula karena pada dasarnya emosi akan mudah terpancing saat berada pada situasi yang salah, sehingga akan membentuk persepsi dimana ego akan lebih mendominasi dan sangat memungkinkan untuk terjadinya hambatan dalam proses komunikasi.

sumber :

http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-komunikasi.html

www.sukabumikota.go.id/artikel/kehumasan2.pdf

http://www.fberita.com/makalah/makalah-manajemen-tentang-komunikasi-communication-anakciremai.html

http://communication.uii.ac.id/images/PERKULIAHAN/2013/SosKom/soskom6.pdf

http://itha911.wordpress.com/kumpulan-makalah-2/hambatan-komunikasi/

http://www.psychologymania.com/2013/04/efektivitas-komunikasi-interpersonal.html

Sudjana, N. (2001). Penelitian dan Penilaian Pendidikan. Bandung: Sinar Baru.

Suharsono. (2008). Komunikasi Interpersonal dan Keberhasilan Kepemimpinan, Jurnal Ilmu Komunikasi. Malang: UBM.

Suranto. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu, Edisi Pertama

Anggota IKAPI. 1987. Komunikasi Mengena. Yogyakarta: Kanisius

Citrobroto, Suhartin. 1989. Prinsip-prinsip dan Teknik Berkomunikasi. Jakarta: PT Citra Aditya Bakti

Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo Persada 

Littlejohn, Stephen W. 2001. Theories of Human Communication. USA: Wadsworth Publishing. 

Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda. 

Ruben, Brent D,Stewart, Lea P, 2005, Communication and Human Behaviour,USA:Alyn and Bacon 

Sendjaja,Sasa Djuarsa,1994,Pengantar Komunikasi,Jakarta:Universitas Terbuka. 

Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:Grasindo.

tulisan 2

Cerpen Manajemen

Manajemen Diri
karya : Yusi Risma Nurizki
3PA02


Uci adalah mahasiswa disuatu universitas swasta di Jakarta. Uci adalah mahasiswa yang senang sekali berteman dengan teman-temannya dan mudah sekali bergaul dengan teman-temannya. suatu hari uci tidak menyukai temannya karena sikap temannya yang tidak baik dan menyinggung perasaan uci. temannya uci selalu berkata yang tidak baik oleh uci oleh karena itu, uci tidak menyukainya dan uci hanya diam apabila temannya berkata yang tidak baik. kemudian, ketika uci tidak menahan rasa amarahnya karena temannya sudah sering sekali berkata yang tidak baik kepada uci maka uci mengeluarkan amarahnya kepada temannya dan tidak dapat dikendalikan. sehingga uci tidak dapat mengontrol dan tidak dapat memanajemen dirinya sendiri agar tidak mengeluarkan amarah yang terlalu berlebihan. kemudian temanya uci menyadari dan mengaku ikesalahannya kepada uci bahwa temannya yang salah karena sudah berkata yang tidak baik. akhirnya uci memaafkan dan mulai memanajemen dirinya sendiri agar tidak cepat marah dan dapat mengontrol dirinya kepada teman-temannya.

Tuisan 1

Cerpen Manajemen


Manajemen Keuangan
karya : Yusi Risma Nurizki
3PA02

Suatu ketika uci sedang dalam keadaan yang mencukupi tentang kebutuhan keuangan. oleh karena itu, uci masih tercukupi kebutuhan sehari-harinya. kemudian, suatu hari uci memiliki kebutuhan yang sangat banyak untuk kebutuhan sekolahnya untuk membeli peralatan alat tulis, untuk membeli buku dan masih banyak lagi kebutuhan yang tidak terkendali. uci mulai mengatur keuangannya agar cukup untuk menabung dan cukup untuk memenuhi kebutuhannya sehari-hari dan untuk jajan disekolahnya. lalu uci mulai membeli nsatu persatu kebutuhan yang diperlukan, seperti membeli buku, alat tulis dan membeli kebutuhan untuk keperluan sehari-harinya. tetapi, uci harus memikirkan juga untuk keperluan jajan dan menabungnya sehingga uci mengatur keuangannya sendiri dan harus memiliki catatan untuk pengeluaran dan pemasukkannya setiap harinya. akhirnya setelah uci memiliki catatan untuk pengeluaran dan pemasukkannya uci dapat mengatur keuangan dan tidak boros lagi dan tidak kekurangan lagi untuk jajan.

Tugas 3

III.                   MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

A.    Pengendalian (controlling).

Pengendalian merupakan suatu proses yang mengarahkan, meluruskan dan menjadikan segala berjalan susuai tujuan yang telah ditetapkan. Hansen dan Mowen mengartikan pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Maka, harapan dari pengendalian berupaya untuk menjadikan segala sesuatu tetap konsisten berada dijalannya dengan berbagai langkah-langkah yang dilakukan di dalamnya guna mencapai tujuan awal yang ditetapkan. Disisi lain, pengendalian merupakan sebuah alternatif yang dilakukan ketika pencapaian sebuah tujuan tidak sesuai dengan langkah-langkah awal yang dilakukan, sehingga perlu diluruskan dan dikendalikan.

Dari sudut pengendalian manajemennya, terdapat beberapa aktivitas vital pengendalian yang menjadi  fokus utamanya, yaitu:

1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi
2. Mengkordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi
3. Mengkomunikasikan informasi
4. Mengevaluasi informasi
5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada
6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:

·         Membuat sesuatu terjadi (making things happen)

·         Menghadapi persaingan (meeting the competition)

·         Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)

·         Memimpin (leading)

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.

B.     Langkah – langkah dalam control

Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan ke delapan elemen, yaitu:

1. Mengidentifikasikan tujuan dan strategi.

2. Penyusunan program.

3. Penyusunan anggaran.

4. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

5. Pengukuran prestasi.

6. Analisis dan pelaporan.

7. Tindakan koreksi.

8. Tindakan lanjutan.

Agar sistem pengendalian itu berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan awal, maka dibutuhkan empat elemen penunjang yang harus ada, yaitu:

1.         Detektor (Pelacak), merupakan sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dilakukan. Segala aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dapat diketahui dan terdeteksi. Sehingga ketika terjadi penyimpangan dan kesalahan diketahui dengan segera dan terselesaikan dengan cepat juga.

2.         Assesor (Penilai), suatu perangkat yang menentukan sifnifikasi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspedisi dari apa yang seharusnya terjadi. Yaitu adanya media yang dapat menilai sekaligus membandingkan kejadian-kejadian yang ditemukan dalam aktivitas sebuah perusahaan dengan prediksi yang kemungkinan akan terjadi dan dijadikan sebagai ancaman.

3.         Effector (umpan balik), suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan suatu hal. Maksudnya ketika perusahaan terdapat problem, maka ada sebuah langkah (alternatif solutif) yang harus dilakukan oleh manajemen untuk mengatasi hal tersebut

4.         Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan antara derektor dan assessor dan antara assessor dan affector. Suatu aktivitas sistematis yang dilakukan ketika terdapat sebuah permasalahan, maka secara langsung terdapat alternatif yang harus dilakukan sesuai dengan permasalahan yang terjadi. Sehingga perjalan sistem pengendaliannya berjalan terintegrasi antara satu elemen dengan elemen lainnya.

Ketika terdapat sinergi antara elemen yang satu dengan yang lainnya, maka sistem pengendalian berjalan dengan sempurna. Namun ketika empat elemen tidak terpenuhi dan tidak terdapat sinergi, sistem pengendalian manajemen akan terhambat, tidak akan berjalan sebagaimana tujuan awal.

Secara garis besar adanya sistem pengendalian manajemen dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa tujuan, yaitu:

1)    Keselarasan tujuan

Adanya sistem pengendalian manajemen akan membantu perusahaan dalam mengawal tujuan yang akan dicapai, sekaligus menjadi control dalam aktivitas manajemen perusahaan.

2)    Perangkat penerapan strategi

Sistem pengendalian manajemen akan menjadi alat untuk menerapkan sebuah strategi yang dilakukan oleh perusahaan.

3)    Tekanan finansial dan non finansial

Manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan dalam menerapkan sistem pengendalian secara finansial akan berdampak pada laba perusahan dan secara non finansial akan berpengaruh pada kualitas produk, pangsa pasar dll. Sehinggga dengan adanya penegendalian manajemen benar-benar memberikan value added baik finansial maupun non finansial.

4)    Bantuan dalam mengembangkan strategi baru

Dengan adanya sistem pengendalian dapat melahirkan sebuah strategi baru yang akan dilakukan oleh manajemen sebagai hasil dari aktivitas controlling.

C.    Tipe-tipe control

1.      (Awal) Preliminary

            Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

2.      (Saat ini) Concurrent

Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

3.      (Saat ini) Concurrent

Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

D.    Control proses manajemen

Proses pengendalian manajemen dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.

Proses pengendalian manajemen melibatkan komunikasi informal dan interaksi antara manajer dengan karyawan, untuk melengkapi pengendalian informal. Perusahaan juga mempunyai sistem pengendalian formal yang meliputi tahap-tahap yang saling berkaitan sebagai berikut :

a. Pemrograman

Pemograman adalah proses memilih program tertentu untuk kegiatan-kegiatan organisasi program menggambarkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan strategi. Pada perusahaan yang berorientasi pada laba, setiap produk atau lini produk (product line) merupakan program.

b. Penganggaran (budgeting)

Anggaran operasi sebenarnya adalah rencana tindakan yang dinyatakan dalam satuan uang, pada proses penganggaran, penyusunan dilakukan dengan mengumpulkan anggaran bagian dan divisi yang merupakan tanggungjawab para managernya.

Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan negosiasi antara manajer pusat pertanggungjawaban dengan atasannya untuk menerapkan apa yang harus dilakukan manajer dan bagaimana caranya.

c. Operasi dan pengukuran

Selama periode operasi aktual, pencatatan dilakukan terhadap sumber daya yang digunakan, dinyatakan sebagai biaya dan pendapatan yang diperoleh. Catatan ini dilakukan sedemikian hingga setiap data biaya dan pendapatan diklasifikasikan menurut program dan pusat pertanggungjawaban data yang diklasifikasikan digunakan sebagai dasar pemrograman yang akan datang. Untuk tujuan terakhir data aktual dari hasil dilaporkan dengan cara yang memungkinkan perbandingan dengan anggaran.

d. Pelaporan dan analisis

Sistem pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan terdiri dari data akuntansi maupun non-akuntansi.

Pelaporan juga digunakan sebagai alat pengendalian beberapa diturunkan dari analisis yang mengembangkan rencana dan membandingkan hasil aktual dengan hasil yang direncanakan. Berdasarkan laporan formal ini dan juga berdasarkan informasi yang diterima lewat saluran non-formal, manajer memutuskan apa yang harus dilakukan.

Sumber :

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

Konopaske, Robert, Matteson, Michael T. & Ivancevich, John M. (2007). Perilaku dan Manajemen Organisasi, Edisi Ketujuh. PT Gelora Aksara Pratama: Erlangga.

Robbins, Stephen P.(2004). Manajemen, Edisi Kesepuluh jilid 1. Jakarta: Erlangga.

 

Tugas 2

II.                   ACTUATING MANAJEMEN

A.    Actuating (Pengarahan atau Penggerakan)

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuateng) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi - fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan. 55 Menggerakan orang - orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

Faktor - faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan factor - faktor pendukung, seperti :

a.       Segi Organisasi

Terdapat peraturan – peraturan Maksudnya adalah adanya ketentuan - ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

Terdapat fasilitas – fasilitas Maksudnya adalah fasilitas - fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

Terdapat sarana komunikasi yang memadai Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

Terdapat kader - kader pemimpin

Terdapat kader - kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

b.      Segi Pemimpin

1. Wewenang

Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal - hal sebagai berikut :

-          Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan (equilibrium).

-    Tidak menyalahgunakan wewenang.

-    Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu.

-  Pembatasan waktu memegang jabatan memimpin, untuk menghindari teori absolutism kekuasaan.

2. Memiliki kelebihan - kelebihan

Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat

pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :

-  Kelebihan dalam pikiran dan rasio

-  Kelebihan dalam fisik dan rohaniah.

3.Memiliki sifat - sifat kepemimpinan

Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat – sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

-          Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

-    Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

-    Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)

-   Integritas (integrity)

-   Kecakapan teknis ( technical skill)

-   Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

-   Cerdas (intelligence)

-   Kecakapan mengajar (teaching skill)

-   Keyakinan (faith)

4. Memahami teknik - teknik kepemimpinan

Teknik - teknik kepemimpinan dimaksudkan suatu cara atau metode yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penggerakan sehinggah pekerja melakukan pekerjaan dengan sebaik baiknya. Teknik kepemimpinan dapat digolongkan dalam 2 golongan, yaitu :

1.      Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik - teknik dasar pokok yang dapat digunakan

untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :

a. Teknik menyiapkan orang - orang supaya bersedia menjadi pengikut.

b. Teknik human relation

c. Teknik untuk menjadi teladan.

2. Teknik kepemimpinan khusus adalah teknik kepemimpinan untuk menggerakan orang- orang agar supaya suka dan dapat bekerja, tediri atas :

1.Teknik persuasif dalam memberikan perintah.

2.Teknik menggunakan sistem komunikasi yang cocok.

3.Teknik memberikan fasilitas - fasilitas.

C .  Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :

1.      Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.

2.      Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan negara bukan kepada pimpinan. Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya, bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas - malasan. Ada juga pegawai yang baru bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif untuk bekerja.

3.      Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan terarah pada pengabdian yang seluas - luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan.

4.      Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.

B.     Pentingnya Actuating

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.      Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

4.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

C.    Prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Cara-cara pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

1.      Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1.      Tugas itu sendiri

2.      Tugas lain yang ada hubungannya

3.      Ruang lingkup tugas

4.      Tujuan dari tugas

5.      Delegasi wewenang

6.      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

2.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

a.       Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

b.      Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

c.       Perintah formal dan informal

            Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

                        Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:

“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

3. Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. 

sumber :

Griffin. (2003). Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajeme

Robbins, Stephen P.(2004). Manajemen, Edisi Kesepuluh jilid 1. Jakarta: Erlangga.